Office Manager Sekretariat & Empfang (m/w/d)

Die Deutsche Rheuma-Liga Nordrhein-Westfalen e.V. ist die größte Selbsthilfeorganisation für Menschen mit rheumatischen Erkrankungen in NRW. Wir vertreten die Interessen von rund 30.000 Mitgliedern und werden von 95 regionalen, ehrenamtlich geführten Arbeitsgemeinschaften (AGs) getragen.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir für unsere Geschäftsstelle in Essen eine engagierte Persönlichkeit als

Office Manager (m/w/d) - Sekretariat & Empfang

in Vollzeit (39 Stunden pro Woche).

Ihre Aufgaben:

Sie sind das organisatorische und kommunikative Zentrum unserer Landesgeschäftsstelle und übernehmen u. a.:

Empfang und zentrale Kommunikation

• Freundlicher Empfang und Betreuung von Besucher*innen, Mitgliedern und Ehrenamtlichen
• Bedienung der Telefonzentrale sowie Bearbeitung des zentralen E-Mail-Postfachs (info@)
• Bearbeitung des täglichen Posteingangs inkl. Verteilung und Nachhaltung

Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung, des Vorstands und der Präsidentin/des Präsidenten
• Terminorganisation, Hotelbuchungen, Schriftverkehr, Ablage und Archivierung
• Pflege von Daten, Listen und Übersichten

Gremien- und Veranstaltungsorganisation

• Vor- und Nachbereitung von Vorstandssitzungen, Arbeitskreisen, Versammlungen etc.
• Organisation von Bewirtung, Catering und logistischer Unterstützung bei Veranstaltungen

Service für Ehrenamt und Mitglieder

• Organisation und Abwicklung von Ehrungen (Ehrennadeln, Ehrenamtskarte NRW)
• Unterstützung bei Infomaterial-Bestellungen sowie allgemeinen Mitgliederanfrage

Koordination & Organisation

• Organisation externer Dienstleistungen (z. B. Reinigung, Raum- und Materialpflege)
• Organisation des ärztlichen Telefonservices
• Allgemeine Logistik

Ihr Profil:

Sie sind ein Organisationstalent mit Kommunikationsstärke und bringen Leidenschaft für unsere gemeinnützige Arbeit mit:

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsnahe Ausbildung
• Erfahrung im Sekretariats‑, Empfangs‑ oder Verbandsbereich wünschenswert
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und strukturierte Arbeitsweise
• Freundliches, verbindliches Auftreten sowie hohe Service‑ und Kommunikationskompetenz
• Diskretion, hohe Zuverlässigkeit und Freude an der Arbeit in einem gemeinnützigen Umfeld
• Sicherer Umgang mit MS Office

Wir bieten Ihnen:

• Eine vielseitige und verantwortungsvolle Position in einer etablierten Organisation.
• Einen Stellungumfang von 39 Wochenstunden.
• Die Möglichkeit einer betrieblichen Altersversorgung
• Flexible Arbeitszeiten und ein modernes Büro mitten in Essen.
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur individuellen Karriereentwicklung.
• Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einer bedeutenden Patientenorganisation.
• Eine leistungsgerechte Vergütung in Anlehnung an den TV TG DRV, inklusive Sozialleistungen.
• Ein kollegiales Arbeitsklima in einem engagierten Team der Geschäftsstelle.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) in einer pdf-Datei unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und des frühestmöglichen Eintrittstermins.

Kontakt

Michael Söntgen
0201 – 82797-0

Einsatzort

Essen